Cycle de vie d'un projet informatique

Des données à la connaissance...

Les données, les informations, la présentation et la connaissance selon la métaphore originellement imaginée par Mark Johnstone.

Du bon choix de l'intégrateur...

Salma a finalement pu convaincre son équipe de faire l'acquisition d'une plateforme décisionnelle. Elle est pleine d'enthousiasme à l'idée de commencer à utiliser cet outil formidable : la démonstration a été haute en couleurs avec des rapports dynamiques qui s'exécutent avec des temps de réponse extrêmement rapides. Salma a hâte de commencer à utiliser cet outil et de bénéficier de toutes les possibilités qu'il lui offrera.

Mais Salma omet un point très important : Il ne suffit pas de posséder un "bon outil" pour avoir de bons résultats : Un bon outil est avant tout un outil qui peut répondre correctement au attentes de l'utilisateur et pas forcément l'outil dont tout le monde parle. Et seule une personne ayant de l'expérience peut vous aider à faire votre choix. De plus, un mauvais paramétrage ou une mauvaise utilisation de la solution peut avoir des conséquences très lourdes qui peuvent aller jusqu'à une perte de temps et de ressources ou encore se retrouver avec des résultats erronés.

Le choix du bon intégrateur n'est pas moins important que le choix de l'outil. Une bonne compréhension du métier, une bonne mise en place et un bon accompagnement des utilisateurs sont des conditions nécessaires pour voir aboutir un projet décisionnel. Des conditions qui ne peuvent se réaliser sans un certain nombre de qualités que doit posséder l'intégrateur qui effectuera l'implémentation.

Salma ne le sait probablement pas encore, mais le choix de son intégrateur changera complètement l'issu de son projet...

Ladies and Gentlemen ... Cognos 10

Ceux qui pensent que Cognos 10 n'est rien d’autre qu'une compagne Marketing non fondée sont gravement dans l'erreur. Derrière les titres et les slogans accrocheurs et les styles graphiques attrayants se dissimule un changement radical de la façon de penser le décisionnel. 

On peut dire sans risque de se tromper que les nouveaux changements apportés permettent à la Business Intelligence et au pilotage de la performance d’occuper la place centrale qu’elle a toujours dû occuper au sein de l’entreprise. The Big Blue a démontré que la Business Intelligence est une activité qui, non seulement, nécessite la contribution de tous les acteurs de la société (quelle que soit leur position sur échiquier de l'entreprise) pour être efficace mais aussi une activité dont tous les acteurs peuvent (et ont vraiment intérêt à) en bénéficier. 

IBM a réussi à mettre en valeur l’aspect collaboratif sur sa nouvelle suite en fournissant des outils permettant non seulement de créer (si facilement !) des reporting et des tableaux de bords beaucoup plus personnalisables mais aussi de permettre un réel échange et une véritable discussion entre les différents collaborateurs concernés par ces éléments. Et tout le monde sait que la communication est la clé d'un projet réussi. 

La Business Intelligence est devenue plus simple, plus intuitive, plus ‘portable’ aussi… Maintenant tout le monde peut répondre aux questions qui l’intriguent facilement et efficacement, sans être pour autant un génie de l’informatique : Fini les coups de téléphone incessant au service informatique. Bref, maintenant même les mamies pourront faire de la BI avec Cognos 10. 

IBM Cognos 10 est sans aucun doute LA solution de Business Intelligence pour ceux qui souhaitent instaurer une ‘culture de la performance’ dans leur société...

Entre opérationnel et décisionnel... (1/2)

Ceux d'entre vous qui se rappellent de Salma, se rappellent sans doute le rôle qu'elle joue dans sa société : elle aide les décideurs à prendre leurs décisions et les cadres opérationnels à bien les mettre en application. Elle assure donc la jonction entre deux mondes : le monde décisionnel et le monde opérationnel. Pour ce faire, elle utilise sa solution informatique qui génère les données destinées aux acteurs du monde décisionnel en se basant sur celles qui existent dans le monde opérationnel. Mais avant de découvrir les fonctionnalités de cet outil et son principe de fonctionnement, commençons d'abord par découvrir les deux mondes en question et leurs caractéristiques.

Le monde opérationnel est composé de tous les services et les départements qui participent aux activités de l'entreprise. Les départements de production, de stockage, d'approvisionnement, etc. participent tous au bon fonctionnement de l'entreprise. La plupart des ces départements possèdent un ou plusieurs systèmes d'information de gestion (en tout cas ils le devraient). Ces systèmes sont généralement indépendants : chaque système est construit pour répondre aux besoins du département auquel il est destiné. Ils sont donc des systèmes assez clos manipulés par un très grand nombre de personnes et qui traitent et stockent des données très détaillés (les données peuvent atteindre un niveau de détail par jour, par heure, etc.). Ces données ne sont pas forcément uniformisées (elles le sont rarement), vu que les systèmes d'information qui les gèrent sont construits et évoluent indépendamment. Et même si elles l'étaient, elles ne seraient pas forcément cohérentes. On se trouve souvent avec des chiffres contradictoires sans pouvoir déterminer la valeur exacte (peut être aucune...). Bref, ces systèmes d'information peuvent bien fonctionner correctement chacun de son côté mais quand il s'agit de les mettre ensemble, c'est une toute autre paire de manches.

Les systèmes d'information opérationnels sont des systèmes avec des temps de réponse assez rapides et qui traitent un volume de données limité. D'ailleurs ces systèmes ne gardent que les informations "utiles" : on peut donc écraser les données des années précédentes ou des clients qui ont résolu leurs contrats.

Vous l'aurez deviné : apporter de l'ordre dans tout ceci et faire dans un seul et même système capable de répondre de manière fiable, libre et intuitive aux interrogations de Salma et des décideurs ne sera pas chose facile. Mais Salma est confiante : la solution qu'elle compte utiliser est tout à fait adaptée à ce genre de besoins...

Les dimensions...

La plupart des outils de pilotage de la performance se basent sur l'utilisation des dimensions et c'est cette caractéristique qui fait toute leur force et assure leur adaptation au désir d'exploration des données des contrôleurs de gestion.

Le principal intérêt d'utiliser des dimensions et de pouvoir créer des vues personnalisées de données : on peut voir tout ce qu'on veut de la façon qu'on veut. Explication : Imaginez que vous avez un grand cube (C'est souvent le terme technique qui est utilisé). Ce cube est constitué de petit morceaux de Lego. Vous pouvez regardez votre cube du haut (ou du bas), de la gauche (ou de la droite) et finalement de l'avant (ou de l'arrière). Vous pouvez aussi "découper" votre cube en enlevant quelques "tranches" (De la même manière dont vous découperiez un pain ou un cake) qui ne vous intéressent pas. Bref, on a un contrôle total de ce que nous manipulons et ceci est aussi facile que ... de jouer avec des Lego...

Imaginez maintenant que vous pouvez inscrire sur chaque petit Lego la valeur d'une variable donnée : la quantité vendue par exemple. Supposons aussi que, dans notre cas, cette quantité vendue dépende de trois paramètres : le produit, la ville et le mois. Organisons maintenant notre cube de données de la façon suivante : en se déplaçant de haut en bas, c'est le produit qui change. En se déplaçant de droite à gauche, c'est la ville qui change et en se déplaçant vers le devant ou vers l'arrière du cube, on changerait le mois. Pour chercher donc la quantité vendue d'un produit donné dans une ville et un mois donné, il suffirait de se déplacer sur les trois "axes" du cube jusqu'à trouver la valeur demandée : Nos données sont donc très bien organisées mais cela ne s'arrête pas à ce niveau. Supposons que nous cherchons à savoir la quantité vendue d'un produit dans un mois donné dans toutes les villes. Il suffit d'aller chercher la position correspondante au produit et au mois et de faire la somme en se déplaçant de droite à gauche. Le même principe s'applique alors pour toutes les autres requêtes : on peut chercher la quantité vendue d'un produit dans toutes les villes tout au long de l'année, ou la quantité vendue de tous les produits dans toutes les villes pour un mois donné, etc. Bref, vous pouvez tout savoir du moment que votre information est bien structurée et il faut avouer qu'un cube organise vraiment bien vos données.

Un autre intérêt de l'utilisation des dimensions est de créer des dimensions hiérarchiques : supposons qu'on veut regrouper les villes du même pays dans le même ensemble. Ceci est tout à fait possible et serait même très facile sur un cube mais présente un grand intérêt pour l'exploration des données : d'un coté on organise mieux ses données et d'un autre on peut obtenir des données selon le niveau de détail désiré. En effet, il se peut qu'on n'ait pas besoin de "descendre" jusqu'au niveau des villes préférant garder ainsi uniquement les données par Pays. Cette capacité de monter ou de descendre en profondeur est très utile pour répondre aux besoins d'analyse on a exactement ce qu'on veut, pas plus pas moins.

Résumons : sur un cube on peut se déplacer selon les différents axes, on peut garder uniquement les données qui nous intéressent et on peut monter ou descendre dans hiérarchie. Nous avons uniquement  présenté quelques traitements élémentaires mais qui sont à la base de tous les autres, quelque soit leur niveau de complexité et grâce à la puissance des moteurs OLAP (OnLine Analytical Processing), vous ne ressentirez pas la lourdeur des calculs et vous serez libre de vous amuser à naviguer dans vos cubes comme bon vous semblerait. Il est à noter finalement que nous avons présenté un exemple relativement simple : le nombre de dimensions d'un cube de données dépasse généralement, en opposition aux cubes tels qu'on les connait, les trois dimensions.

Bref, une fois le concept assimilé, tout ce qui en découle devient un jeu d'enfants : simple mais aussi amusant...

Salma et le contrôle de gestion...

Salma est contrôleuse de gestion pour le compte d'une grande société. Son rôle est, entre autres, de faire le suivi des différents processus de l'entreprise. Elle doit identifier non seulement les points de faiblesse de la société mais aussi ses points de force. Le travail qu'effectue Salma n'est pas à prendre à la légère : elle aide le Top Management à prendre les bonnes décisions et les responsables opérationnels à mieux les appliquer. Salma connait très bien la société, elle a pu déterminer un ensemble de KPI adaptés à l'activité de sa société.

Pour savoir comment se porte la société, Salma demande aux responsables des différents départements de lui envoyer périodiquement un certain nombre d'informations structurés dans un fichier tableur. A la réception de ces documents, Salma est supposée prendre son temps pour analyser, faire des réflexions, comprendre et conclure...  Mais en réalité, Salma passe la majeure partie de sont temps à appeler tel ou tel service car ils ont oublié d'envoyer une information, pour revérifier une autre qui lui semble bizarre, à calculer les différents KPI. Bref, elle dépense beaucoup de temps et d'effort pour ces opérations au détriment de sa mission principale, affectant ainsi la qualité de son travail.

Salma a aussi besoin de disposer d'informations assez spécifiques. Ce mois elle a constaté une baisse significative dans le chiffre d'affaires de sa société. Elle désire comprendre la cause de cette baisse. Elle va donc analyser le chiffre d'affaires réalisé par produit. Cette opération va lui coûter encore plus d'effort et de temps. Bref, Salma a besoin de "naviguer" dans ses données. Cette exploration lui permettra de déceler des remarques qui ne sont pas visibles à priori et donc d'affiner encore plus son analyse. Malheureusement, Salma ne peut pas se permettre ceci...

Salma apprend plus tard qu'une solution à son problème existe : une solution informatique qui automatise tout le processus d'importation des données et les différents traitements et calculs nécessaires. Encore mieux : elle apprend que cette solution lui permet de naviguer dans ces données rien qu'en cliquant sur les données qui l'intéressent mais aussi de générer automatiquement des graphiques et des rapports attrayants qu'elle pourrait les personnaliser facilement. Elle pourrait même faire en sorte que ces rapports soient envoyés en mail automatiquement aux personnes concernées. 

Salma s'inquiète : elle n'a jamais été championne en informatique. Tout ce qu'elle sait faire sur son ordinateur se limite à la manipulation des tableurs, à l'envoi des mails et à la navigation sur le Web. Mais Salma ne devrait pas se faire de soucis : l'outil en question est tout à fait adapté à l'utilisation par un non informaticien...

Salma sent que sa vie professionnelle va connaitre un grand changement...